LeadBot koppelen aan Zapier

Wat heb je nodig?

Zapier zit standaard in elk pakket; je hebt er geen add-on voor nodig. Controleer wel deze punten voordat je begint:

• Een Zapier-account — een gratis account is genoeg om te starten. Hoeveel Zaps en taken je kunt draaien, hangt af van je Zapier-abonnement.
• Beheerdersrechten — alleen een Beheerder kan een LeadBot-trigger aanzetten. Een Lid kan wel inloggen in Zapier, maar het aanzetten van de Zap mislukt dan met de melding 'Admin role required for this action'.
• Een domein — een Zap luistert altijd naar één domein. Heb je nog geen domein toegevoegd, dan staat er op de pagina Zapier een melding met een knop om dat eerst te doen.

LeadBot verbinden met Zapier

LeadBot op Zapier is nog in bèta. Je vindt de app daarom (nog) niet door in Zapier te zoeken, maar via een uitnodigingslink in het dashboard. Na het accepteren van de uitnodiging staat LeadBot in je Zapier-account tussen de apps.

1. 1Ga in de zijbalk onder Integraties naar Zapier.
2. 2Klik op Verbinden met Zapier. De uitnodigingslink opent in een nieuw tabblad.
3. 3Log in bij Zapier en accepteer de uitnodiging.
4. 4Klik in Zapier op Create > Zaps en kies LeadBot als app voor de trigger.
5. 5Kies de trigger, bijvoorbeeld New Form Submission.
6. 6Klik bij Account op Sign in en log in met je LeadBot-account. Dat is hetzelfde account waarmee je in het dashboard inlogt.
7. 7Kies bij Domain het domein waarvoor de Zap moet gelden.
8. 8Klik op Test trigger en controleer de gegevens die binnenkomen.
9. 9Voeg een actie toe, bijvoorbeeld een rij in Google Sheets of een contact in je CRM, en koppel de velden.
10. 10Klik op Publish. Vanaf dat moment stuurt LeadBot elke nieuwe lead direct naar je Zap.

Beschikbare triggers

De triggers hebben in Zapier Engelse namen. Elke trigger vuurt direct, zodra het in LeadBot gebeurt; Zapier hoeft dus niet elke paar minuten te controleren of er iets nieuws is.

• New Form Submission — een bezoeker verstuurt een formulier.
• New WhatsApp Message — een bezoeker verstuurt een WhatsApp-bericht via LeadBot.
• New Callback Request — een bezoeker vraagt om teruggebeld te worden.
• New Email Request — een bezoeker vraagt om contact per e-mail.
• New AI Chat Conversation — een AI-chatgesprek is afgerond. De trigger vuurt zodra de chat vijf minuten stil is geweest, met het volledige gesprek erbij. Komt de bezoeker daarna terug in hetzelfde gesprek, dan vuurt hij opnieuw met het bijgewerkte gesprek.
• Recognized Company — je stuurt zelf een herkend bedrijf naar Zapier vanuit Bedrijfsherkenning. Deze trigger vuurt nooit automatisch; zie 'Herkende bedrijven naar Zapier sturen' hieronder.

Welk domein kies je?

In de lijst bij Domain zie je elk domein in de vorm 'domeinnaam (organisatienaam)'. Werk je voor meerdere organisaties, bijvoorbeeld als partner met klanten, dan zie je hier de domeinen van al die organisaties. Kies het juiste domein: de Zap ontvangt alleen leads van dat domein.

Wil je leads van meerdere domeinen in dezelfde tool, maak dan per domein een Zap. Domeinen van organisaties met een opgezegd abonnement staan niet in de lijst.

Trigger testen

Bij Test trigger haalt Zapier de drie meest recente leads van het gekozen domein op voor die trigger. Zo koppel je je velden meteen aan echte gegevens.

Heeft het domein nog geen leads van dit type, dan krijg je voorbeelddata. Voor formulieren gebruikt die voorbeelddata de velden van je eigen formulier, met voorbeeldantwoorden. Een veldkoppeling die je op de test bouwt, werkt dus ook voor de echte leads die later binnenkomen.

Welke velden kun je gebruiken?

Elke lead bevat vaste velden die bij elk formulier en elk event hetzelfde zijn. Gebruik die bij voorkeur in je acties:

• Email, Phone, Name — de contactgegevens van de bezoeker. Ze komen uit het profiel van de bezoeker, dus ook als je formulier aparte velden heeft zoals Voornaam en Achternaam, staat de volledige naam in Name.
• Page URL, Referrer, Domain — de pagina waarop de bezoeker de actie uitvoerde, de pagina waar hij vandaan kwam en het domein.
• LeadBot Name, Form Title — welke LeadBot en welk formulier de lead opleverde. Form Title zit niet in New AI Chat Conversation, want een chat heeft geen formulier.
• Campagnevelden — utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content en de Google Ads-velden gclid, wbraid, gbraid en gad_campaignid. Lees meer in Campagnes meten met UTM-codes.
• Form Data — de antwoorden uit je formulier, met de veldlabels uit je flow als naam.
• Transcript — alleen bij New AI Chat Conversation: het hele gesprek als leesbare tekst, plus het aantal berichten en het begin- en eindtijdstip.

Let op bij formuliervelden

De velden onder Form Data heten zoals de labels in je flow. Pas je later een label aan, bijvoorbeeld 'Vraag' wordt 'Je vraag', dan krijgt dat veld een nieuwe naam en blijft de oude koppeling in je Zap leeg. Controleer je Zap dus nadat je labels in een formulier hebt aangepast.

Koppel contactgegevens daarom altijd aan de vaste velden Email, Phone en Name, en niet aan de velden onder Form Data. De vaste velden veranderen nooit.

Alle velden zitten altijd in de lead, ook als de bezoeker ze niet heeft ingevuld. Ze zijn dan leeg. Wil je bijvoorbeeld alleen leads met een e-mailadres doorsturen, voeg dan in Zapier een Filter-stap toe op Email.

Herkende bedrijven naar Zapier sturen

Met de trigger Recognized Company stuur je bedrijven uit Bedrijfsherkenning naar bijvoorbeeld je CRM. Daarvoor heb je de add-on Bedrijfsherkenning nodig. LeadBot verstuurt bedrijven nooit vanzelf: jij kiest welke bedrijven je doorstuurt. Het bericht bevat het bedrijfsprofiel (naam, website, adres, KvK-nummer, branche en omvang), de activiteit op je website (bezoeken, pageviews, conversies en de hot score) en je tags.

1. 1Maak eerst een Zap met de LeadBot-trigger Recognized Company en publiceer die. Zonder zo'n Zap krijg je in het dashboard de melding 'Geen Zapier-trigger gekoppeld'.
2. 2Ga in de zijbalk naar Bedrijfsherkenning.
3. 3Voor één bedrijf: open het menu van het bedrijf, in de lijst of op de detailpagina, en kies Naar Zapier versturen.
4. 4Voor alle bedrijven: open het menu naast sorteren en filters, kies Alle bedrijven naar Zapier versturen en bevestig met Alles versturen.

Wat gaat er mee bij 'Alle bedrijven'?

Alle bedrijven naar Zapier versturen stuurt elk bedrijf dat je in de lijst kunt zien, ongeacht de filters die je op dat moment hebt ingesteld. Verborgen bedrijven en bedrijven buiten de bundel van je pakket worden overgeslagen. Elk bedrijf wordt een aparte run in Zapier, dus bij veel bedrijven kost dit ook veel taken in je Zapier-abonnement. Het versturen gebeurt op de achtergrond; je ziet direct hoeveel bedrijven er worden verstuurd. Meer over Bedrijfsherkenning lees je in de categorie Bedrijfsherkenning.

Je Zaps beheren

Op de pagina Zapier (onder Integraties in de zijbalk) zie je per organisatie alle Zaps die naar LeadBot luisteren, met per Zap het event, de status en de datum waarop hij is aangemaakt. Met Openen in Zapier ga je direct naar de Zap om hem aan te passen. Via Beheer je zaps open je je overzicht in Zapier.

Zet je een Zap in Zapier uit of verwijder je hem, dan verdwijnt hij ook uit deze lijst en stuurt LeadBot er niets meer naartoe. Een Lid ziet de lijst, maar kan geen nieuwe koppeling maken.

Problemen oplossen

Werkt je Zap niet zoals verwacht? Dit zijn de meest voorkomende oorzaken.

• Het domein staat niet in de lijst — je LeadBot-account heeft geen toegang tot de organisatie van dat domein, of het abonnement van die organisatie is opgezegd. Log in Zapier in met een account dat wel toegang heeft.
• 'Admin role required for this action' — je bent in die organisatie Lid in plaats van Beheerder. Vraag een Beheerder om je rol aan te passen, of laat een Beheerder de Zap maken. Zie Gebruikersrollen en rechten.
• De test geeft voorbeelddata — het domein heeft nog geen leads van dit type. Dat is geen fout: de Zap werkt zodra de eerste echte lead binnenkomt.
• Er komen geen leads meer binnen — kijk op de pagina Zapier of de Zap op Inactief staat. Mislukken leveringen aan Zapier te vaak achter elkaar, bijvoorbeeld omdat de Zap in Zapier is uitgeschakeld of een fout geeft, dan zet LeadBot de koppeling stop. Zet de Zap in Zapier uit en weer aan; LeadBot maakt de koppeling dan opnieuw aan.
• Iemand gaat uit dienst — Zaps blijven werken als je de gebruiker die ze maakte uit je organisatie verwijdert, maar niemand kan ze daarna nog beheren in Zapier. Laat een andere Beheerder de Zaps eerst opnieuw maken in zijn eigen Zapier-account.

Liever zelf bouwen?

Zapier gebruikt achter de schermen dezelfde events en dezelfde gegevens als onze webhooks. Wil je leads direct naar een eigen systeem sturen, zonder Zapier ertussen, gebruik dan een webhook. Lees hoe in Webhooks instellen en beveiligen.