Formulier instellen

Stap 1: formulier toevoegen aan je LeadBot

Ga in het dashboard naar LeadBots en open de LeadBot die je wilt bewerken. Open vervolgens het tabblad Bewerken; dit is de visuele flow-builder waarin je de opbouw van je LeadBot bepaalt.

Sleep vanuit de bouwstenen onder Contactmogelijkheden het blok Formulier versturen in je flow en verbind het met de stap waar je het wilt tonen, bijvoorbeeld direct vanaf de start of achter een keuzeknop. Wijzigingen komen altijd eerst in de conceptversie terecht; bezoekers zien pas iets nieuws nadat je op Publiceren hebt geklikt.

Stap 2: titel en tekst instellen

Open het blok Formulier versturen en pas de titel en de knoptekst aan naar iets wat past bij je website, bijvoorbeeld 'Stuur ons je vraag' of 'Vraag een offerte aan'. Standaardteksten werken, maar een tekst die aansluit bij de pagina waar het formulier staat, verhoogt meestal het aantal inzendingen.

Je kiest hier ook of je een los opmerkingenveld wilt tonen, waarin de bezoeker in eigen woorden een vraag of toelichting kwijt kan. Heb je liever gestructureerde antwoorden, laat dit veld dan weg en werk verderop met specifieke velden per onderwerp.

Stap 3: velden toevoegen

Vul nu de velden van het formulier in. Voeg per veld het volgende toe. Je kunt zoveel velden toevoegen als nodig en de volgorde aanpassen door ze te verslepen. Houd het formulier kort: hoe minder velden, hoe hoger doorgaans het aantal bezoekers dat het ook echt afrondt.

• Type — Het soort veld, bijvoorbeeld Tekst, E-mail of Dropdown. Zie hieronder voor het volledige overzicht.
• Label — De naam van het veld zoals de bezoeker die ziet, bijvoorbeeld 'Naam' of 'Wat is je vraag?'.
• Verplicht — Vink aan of de bezoeker het veld moet invullen voordat hij het formulier kan versturen. Verplichte velden voorkomen onvolledige inzendingen, maar te veel verplichte velden kunnen de drempel verhogen.
• Placeholder — Voorbeeldtekst die in een leeg veld wordt getoond, bijvoorbeeld 'Vul je naam in'. Optioneel, maar helpt de bezoeker te begrijpen wat je verwacht.
• Opties (bij Checklist, Radiolist en Dropdown) — Voeg zelf de keuzeopties toe die de bezoeker te zien krijgt, verwijder ze weer, of pas de tekst aan. Versleep een optie om de volgorde te wijzigen.

Stap 4: beschikbare veldtypes

Elk veldtype heeft een eigen weergave in het formulier. Kies het type dat het beste past bij de gegevens die je wilt ontvangen:

• Tekst — Klein tekstveld dat vrij ingevuld kan worden. Geschikt voor korte antwoorden zoals een naam of bedrijfsnaam.
• Tekstveld — Groot tekstveld voor langere invoer, zoals een opmerking, vraag of toelichting.
• Nummer — Veld voor een getal of hoeveelheid, bijvoorbeeld een aantal producten of een budget.
• Telefoonnummer — Veld voor een telefoonnummer, handig als je de lead ook telefonisch wilt kunnen bereiken.
• E-mail — Veld voor een e-mailadres. Gebruik dit veld als je de bezoeker per e-mail wilt opvolgen.
• Checklist — Lijst met opties waarvan de bezoeker er meerdere kan aanvinken, bijvoorbeeld bij 'Waar ben je in geïnteresseerd?'.
• Radiolist — Lijst met opties waarvan de bezoeker er maar één kan kiezen, bijvoorbeeld een keuze tussen twee of drie diensten.
• Dropdown — Uitklapmenu waarin de bezoeker één optie kiest. Handig als je een langere lijst met opties overzichtelijk wilt houden.
• Naam — Klein tekstveld specifiek bedoeld voor een naam.
• Datum — Veld waarin de bezoeker een datum kiest.
• Tijd — Veld waarin de bezoeker een tijdstip kiest.

Stap 5: e-mailadres koppelen

Voordat een inzending ergens terechtkomt, moet je eerst een contactpersoon instellen. Dat doe je bij Instellingen, tabblad Algemeen, onderdeel Contactinformatie: vul een label, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel WhatsApp-nummer in. Meer uitleg hierover vind je in het artikel Contactpersonen instellen om leads te ontvangen.

Ga daarna terug naar het blok Formulier versturen in de flow-builder en selecteer bij de ontvangers welke contactpersonen de inzending moeten krijgen. Je kunt hier meerdere contactpersonen tegelijk aan koppelen, bijvoorbeeld zowel Sales als een accountmanager. Staat er geen contactpersoon gekoppeld, dan komt de inzending alleen in de Inbox terecht en ontvangt niemand een notificatiemail.

Controleer je formulier via het tabblad Voorbeeld en klik daarna op Publiceren om de wijzigingen live te zetten.

Ontvangers en opvolging

De notificatiemail die contactpersonen ontvangen heeft het e-mailadres van de bezoeker als reply-to, zodat je direct kunt antwoorden zonder het adres over te typen. De bezoeker krijgt na het versturen zelf automatisch een bevestigingsmail.

Alle inzendingen vind je daarnaast terug in de Inbox, ook als het notificatiemailtje om wat voor reden dan ook niet aankomt. Daar kun je ze filteren en een status geven (Nieuw, Gecontacteerd, Geconverteerd of Afgewezen). Meer over filteren, statussen en archiveren lees je op de gidspagina Inbox.

Elke formulierverzending wordt ook als 'Form send'-event naar Google Analytics gestuurd, zodat je conversies uit je LeadBot kunt meten naast de rest van je website.

Wil je in de notificatiemail ook precies zien welke stappen de bezoeker daarvoor in de LeadBot heeft doorlopen? Zet dan in het blok Formulier versturen de schakelaar 'Klikpad meesturen' aan; het volledige klikpad van de bezoeker wordt dan meegestuurd in de mail.